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管理者 千万别毁了表扬员工的机会

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来源:EMBA杂志

主管口头或书面赞许员工表现,本来是一件正面的事情,而且往往不用花钱就可以做到。然而,每天在世界上的某个办公室里,都有主管不小心毁了表扬员工的好机会。

企管顾问温克尔(Julie Winkle)在训练杂志(Training)上强调,表扬员工的时候,主管应该少放一点心思在「公平」上,多一点心思在强调杰出的表现上。

她指出,抱着善意出发,最后却搞砸了表扬员工的机会,有三种常见的情况:

情况一,部门中许多员工最近常常需要辛苦加班,主管很想奖励员工,但最后决定不告诉任何员工:「你做得很好。」因为主管不想让员工觉得自己偏心任何人。

情况二,部门主管非常相信员工有好表现就应该表扬,还特别自创了「本月之星」的奖项,定期颁给上个月表现最好的一位员工。然而,为了确保每位员工都有获得肯定的机会,主管小心记录每个月的得主。结果后来,员工开始开玩笑说这个奖项是大家「轮流」得的,百分之百公平。

情况三,主管希望强调团队合作,他常告诉员工:「我们任何人都无法独自完成工作。」部门做得好都归功于整个团队,员工个别的贡献变得不重要。

温克尔强调,如果没人在乎员工的付出,他们可能只会做符合工作要求的最低限度,不愿意多努力一分。主管在表扬杰出员工时,不要怕对其他员工不公平。该怕的是,没有表扬杰出员工,对这位员工不公平;而且主管没有做到该做的事,浪费表扬的效果,对公司也不公平。

主管应该将之视为一个策略性工具,用来鼓励会让公司更加成功的行为:一方面是鼓励接受表扬的员工,做出更多这样的表现;另一方面是鼓励其他员工也效法这样的行为。

表扬前,主管应该考虑:哪位员工的表现比别人好?对同事、部门、公司来说,谁的贡献真的产生影响?什么样的行为与技能,才能让部门与公司达到目标?

此外,温克尔提醒,主管在表扬员工时,应该把握以下几个原则:

1.表扬过程保持简短。冗长的解释不如句句都打到重点的简洁说明。

2.扎实且明确。「你做得很好」或「你们是最棒的」,都是很容易就能说出口的赞美。但由于内容不够明确,员工不知道自己哪里做得好,其他员工也不知主管想要强调的好行为为何。

3.不只点出被认可的行为,还要点出背后的原因。给员工可循的前后脉络,知道表扬的真正意义。

4.尽快找合适的时机表扬。间隔时间太长,效果会逐渐减弱。

5.真心诚意。表扬不需要多么盛大花俏,不同的研究一再指出,真诚能够产生强大与长期的效果。

6.不只口头说说,也有书面形式。虽然口头肯定员工也有效果,但是如果有奖状或徽章,能让员工放在办公桌前或挂在墙上,之后员工看到,还是会产生效果,等于不只表扬一次。

7.扩大表扬行为。为了让表扬效果加倍,不妨让员工的家人也知道。如果在公司举办的活动中,主管看到员工家人,花些时间告诉他们员工的好表现,会让员工更感光荣。

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