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以风险防范为核心的海外业务合规管理

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文/武汉钢铁(集团)公司

武汉钢铁(集团)公司(简称武钢)是新中国成立后兴建的第一个特大型钢铁联合企业。武钢拥有从矿山采掘、炼焦、炼铁、炼钢、轧钢及配套公辅设施等一整套先进的钢铁生产工艺设备,是我国重要的优质板材生产基地。

武钢针对海外业务涉及国家多、差异大的特点,以文化、商业融合为核心,以体制、机制和人才队伍建设为保障,客观地审视海外业务所在国法律法规、商业规则、文化习俗等经营环境,系统识别海外业务合规风险,按照“三确认”,即确认合规风险、确认合规风险防范措施、确认合规风险管理责任人的海外业务合规风险防范模式,构建以组织机构、制度建设、风险防范、纠纷救济为闭环的海外业务合规管理体系,确保海外业务建设好、管理好、运营好。

一、全面提高对海外业务合规管理的认识

武钢海外业务合规管理包含三层含义:一是遵守业务所在国的法律法规及监管规定;二是遵守企业依法依规建立的规章制度;三是遵守业务所在国的商业规则、社会文化、风俗习惯。武钢把上述三个层次的要求作为合规管理的重要内容,要求各级海外业务经营管理人员严格遵守。

1.熟悉海外业务所在国经营环境

一是政治环境。主要包括所在国的政治体制、国家局势、行政区划、主要党派、外交关系、政府机构等方面。二是经济发展环境。主要包括所在国的自然资源、宏观经济、投资政策、重点产业、国内市场、基础设施、对外经贸关系、金融环境以及商务成本等方面。三是法律环境和商业规则。主要包括所在国公司治理、行政监管、税务、环境保护以及劳动用工等方面。四是社会文化环境。主要包括海外业务所在国的语言、民族和宗教、原住民保护、风俗习惯、社区关系和社会责任等方面的基本情况。中国企业与当地人进行交往时,无论是心理意识、言语行为,还是薪酬、岗位分配上,都不应表现出对当地员工的任何歧视和不公正对待,否则极易引起矛盾甚至发生激烈冲突。

2.了解不同国家合规管理的主要问题

企业海外业务所在的国家和地区不同,经营环境有较大差别,合规管理需要关注的重点也有所不同。如欧盟和北美的美国、加拿大等国家,海外业务面临的合规风险主要来自经济、金融、制度等系统性因素,要高度注意环保标准、技术规范和劳动政策等方面的法律要求;在南美洲国家,集中表现在政党斗争激烈,社会不稳定,法律体系不健全等,因此要密切关注投资、税收等法律及政策的变化;在非洲国家,主要表现为政局不稳、腐败,部族纠纷严重,政治、经济基础薄弱,法律制度不规范,要重点关注解决民生问题;在东南亚国家,则要重点了解并尊重宗教信仰。

二、建立健全海外业务合规管理组织和制度体系

1.建立健全合规管理组织体系

武钢集团结合管控的实际,按照“分层、分类管理”的原则,初步建立起“协调统一、权责清晰、管理灵活”的合规管理组织体系。

分层管理就是在战略、管理、执行三个管理层级上划分相应的合规管理责任,主要解决集团组织架构中纵向层级上合规管理的分工问题。战略决策层是合规管理委员会,主要责任是:确认合规管理策略,明确管理目标;审批集团的合规管理制度、程序和重大合规风险管理方案。管理层是海外事业部、国际贸易总公司。海外事业部归口管理海外资源开发项目,国际贸易总公司归口管理国际贸易、海外钢材深加工业务,分别负责上述板块的合规管理,主要责任是:制定合规管理制度、程序和具体措施并监督执行;通过系统协调,把合规风险控制在可承受范围内;出具合规风险报告为决策层提供决策依据。执行层是各海外子公司,主要责任是:执行合规管理制度和程序,落实相关工作要求,收集合规风险信息及时报告给相关管理部门。

分类管理就是根据合规风险的类别和管理职责分工,把不同类型合规风险的管理责任落实到相应的部门和单位,由其主导管理该类风险。分类管理主要解决集团组织架构中横向职能部门之间的合规管理责任划分问题,其关键是明确具体合规风险的主导管理责任部门和协助管理责任部门,确保各业务系统合规运营。

2.建立健全合规管理制度体系

一是集团层面建立合规监管制度。武钢先后制定《海外人员管理办法》《海外公司薪酬福利管理规定》《海外风险管理办法》等11个关键领域管理制度,从源头规范海外业务的基本要求和管控流程。二是业务板块层面建立合规运营制度。海外事业部在集团统一管控的基础上,从建立相应的管理制度入手,进一步规范日常决策机制和运行机制。先后下发《项目经理制》《境外资金调度管理办法》《合同管理制度》等27项制度;制定《项目业务流程》。国际贸易总公司制定了《钢材产品出口管理办法》《引进项目管理办法》等管理制度,实现规范运营、动态监管。三是海外子公司建立合规执行制度。海外子公司从授权规定、人本管理、风险管理、工程管理、生产作业、研发营销等多个方面,对业务运作的具体程序和要求提出具体规定,确保各项经营行为合法合规。

3.建立健全合规管理考核监管体系

一是集团公司层面,相关专业管理部门通过专业管理的方式对海外业务合规提出管理要求,并根据管理要求实时动态进行监管及考核。如集团人力资源管理部门实时监控海外员工薪酬、外派董事薪酬管理。法律事务管理部门通过建立海外业务专业管理联络人制度,加强对海外业务合规管理信息的收集和分析,一旦发现不合规事项,及时向海外业务板块管理单位提出纠正建议,并督促落实。此外,集团内部审计机构对海外子公司的专项审计,是集团对海外业务合规管理考核监管体系的重要内容。

二是海外业务板块层面,各海外业务板块根据业务性质和特点,识别出各自的重要合规风险点,采取不同的措施对合规风险管理进行监管、评价。海外业务板块配备专业合规管理人员,条件成熟的还设置合规管理部门来监控海外业务的合规运行。

三是海外子公司层面,聘请当地知名法律、财务顾问机构担任公司常年法律、财务顾问,涉及到海外公司日常经营管理过程中的各类管理事项,均征求常年法律、财务顾问机构的意见,根据其评价意见,确定具体的合规管理措施。

三、构建海外业务合规风险预防机制

1.编印海外业务合规管理指引

武钢充分借鉴商务部、国家开发银行等部门、机构关于海外合规风险的最新研究成果,借力境内外优秀律师事务所,组织编写了《武钢境外项目合规风险国别指南》,对武钢海外业务所在的6个主要国家和地区,对海外业务运营管理中的合规风险及防范进行了提示。

2.识别海外业务合规风险

武钢通过不同途径有效识别各类合规风险:一是聘请当地律所为常年法律顾问。通过境外律师事务所随时了解掌握所在国政治经济和法律环境的变化,及时采取应对措施,保证项目自始至终处于合规运营的良性轨道。二是借鉴兄弟企业的经验和教训。武钢注重收集其他中国企业在海外经营的案例,剖析其成功或失败的内、外原因。在海外投资必须关注东道国法律的特殊规定。三是确认海外业务合规风险种类。通过深入研究业务所在国法律法规以及国际合规惯例,对集团海外业务合规管理现状进行梳理,确认了武钢海外业务在合规管理方面存在的风险。

3.遵守海外业务所在国法律法规

符合政府监管要求。严格按照所在国法律要求及时申请、续期或升级经营所需的许可证。

履行环境保护义务。武钢海外矿产资源投资项目的开发和建设面临所在国严格、苛刻的环境保护规定。如武钢在南澳的CXM铁矿项目,在首次进入矿区进行勘探前就完成了矿区环境保护检测站的建设,树立了中国企业严格履行环保义务的良好形象。

规范劳动用工管理和劳务输出。如武钢投资建设的利比里亚邦矿先后聘用了1500余利比里亚人参与施工和建设。武钢在加拿大的铁矿项目,在合法合规的前提下先后有10余名矿山技术人员成功办理了加拿大工作签证,为武钢实现对加拿大铁矿项目的有效管控创造了条件。

遵守反商业贿赂规定。武钢全面了解掌握不同国家和国际组织反商业贿赂的要求,及时转化为内部管理流程和制度;在海外公司章程、合资合同、工程合同、国际货物买卖合同等法律文件中约定廉洁条款;对业务招待费按照事项和金额设置审批权限;强化监督检查,武钢合规管理委员会定期进行巡视检查,及时纠偏整改。

履行生效法律文件。如公司章程、合资协议、产品销售协议等。武钢海外子公司将所需要履行的合同义务及时间表制作成板图,实现海外业务法律文件的“看板”管理,避免出现因重要的合同义务没有及时履行而违约,导致企业支付违约金、合同被终止等严重后果。

4.建立海外业务合规管理技术支撑保障体系

一是完善律师选聘机制。二是加强内部法律顾问与外聘律师在海外业务合规风险防范上的协商合作,充分发挥各自优势。三是建立律师工作评价机制,努力实现律师服务工作“可量化、可监测、可问责”。四是通过设定费用总额上限、明确具体收费标准、建立超额费用批准机制等多种途径严控律师费用成本。

四、构建海外业务合规风险应对机制

1.评估合规事件影响

对合规事件的事实进行分析,后果进行评估。武钢要求诉讼管理团队及时对案件进行客观评估,分析案情,预测胜诉可能性,评估案件影响。重大疑难案件聘请外部专家进行客观评价。

2.利用境外公关机构进行有效沟通和协调

在非洲国家进行投资,往往需要应对所在国政权更迭引发的动荡局势对海外业务造成的不利影响。如武钢在马达加斯加投资的苏拉拉铁矿项目,2009年通过政变上台的过渡政府相关部门暂停了项目公司的勘探活动,铁矿项目被迫中止。该事件发生后,武钢积极通过项目公司与该国矿产部门进行解释和澄清,还聘请当地一家公关机构参与协调处理,目前,该国矿产部门将与项目公司就项目开发和建设达成补充协议,为苏拉拉铁矿项目的顺利推进扫清障碍。

3.运用诉讼/仲裁策略

对于可能或已经发生纠纷的境外案件,武钢的诉讼管理团队在案件评估的基础上,从有利于纠纷顺利解决和公司整体利益的角度,选择务实的应对方式。如武钢在加拿大的Bloom Lake项目,最初的合作伙伴被美国一家公司整体收购后,试图重新签署合资协议,随后对方向加拿大当地仲裁机构提出了仲裁。武钢的诉讼管理团队通过外聘律师和其他中介机构提供决策支持,制定实现诉讼目标的途经、措施和策略,最终选择与对方协商和解结案,不仅从合资公司拿回了近两年应得的分红,而且为项目下一步的扩产奠定了基础。

4.完善合规制度

对于已经发生纠纷的案件,在案件处理完毕以后,武钢诉讼管理团队结合案件暴露的问题,向公司相关部门或单位提出完善合规管理的建议,形成“解决一个案件、完善一项制度、防范一批风险”的PDCA良性循环机制,促进合规管理提升。

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